06-09-2016 Kristof Cox

Vermijd verwerping van uw factuur

Kristof Cox, senior manager bij Deloitte Belgium

In sommige situaties zijn we er niet rouwig om dat een factuur wat langer op zich laat wachten. Toch mag u er niet van uitgaan dat er geen haast bij is om uw eigen facturen op te maken. Kristof Cox, senior manager bij Deloitte Belgium, legt uit waarom.

Heeft u werken uitgevoerd op een werf, dan zal uw recht op betaling pas na vele jaren ‘verjaren’. Toch kan u niet wachten om uw factuur op te maken. Recent oordeelde de Rechtbank van Koophandel te Turnhout opnieuw dat een factuur in beginsel moet worden opgemaakt op dezelfde dag dat een verbintenis ontstaat. Daarna moet ze ‘onverwijld’ en alleszins binnen een redelijke termijn worden verzonden.

Uiteraard is het voor bijna geen enkele aannemer mogelijk om dagelijks zijn facturen op te maken. In de praktijk worden facturen die enige tijd later komen ook niet systematisch verworpen. Waar draait deze strenge rechtspraak dan wel om?

 

Bewijsstuk

In het Belgische recht is de factuur een heel bijzonder document. De factuur geldt in beginsel immers als een bewijsstuk dat de partijen een (eventueel mondelinge) overeenkomst hadden over de werken en de prijs. Uiteraard kan de bouwheer de werken of prijzen betwisten en de factuur protesteren.  Als dat gebeurt, zal de rechter oordelen of de partijen werkelijk een akkoord hadden over de werken en de prijs.

Hoeveel later u uw factuur opstelt of verstuurt, hoeveel minder waarde de rechter aan uw factuur zal hechten. De rechtbank van Turnhout schreef dat een na verloop van tijd ‘nagezonden’ factuur meestal verdacht is.

 

Meerwerken factureren

Het probleem van nagezonden facturen stelt zich vooral wanneer de aannemer meerwerken heeft uitgevoerd. Al te vaak wordt dan een eerste factuur gemaakt met de aanvankelijk geraamde kostprijs – zoals die bijvoorbeeld op de offerte stond – en wordt later een bijkomende factuur gemaakt voor de meerwerken. Zoals iedereen al wel eens ervaren heeft, ontstaan de meeste discussies precies over die meerwerken. Wanneer u als aannemer een forfaitaire prijs op de offerte had gezet, zal u het alvast moeilijk hebben om nog te verantwoorden dat u de meerwerken mag aanrekenen. Wanneer uw factuur voor de meerwerken (veel) later kwam dan de eerste factuur, zal de rechter nog minder sympathie tonen en die gefactureerde meerwerken vaak verwerpen.

 

Stok achter de deur

Moet u dan alles op één factuur opnemen? Toch niet. De meeste bouwheren zullen immers heel de factuur protesteren van zodra ze het niet eens zijn over één post(je) op die factuur. Zo kan u soms lang op de betaling van de hele factuur wachten. Als u de meerwerken op een aparte factuur opneemt, heeft de bouwheer alvast geen argumenten meer om de factuur voor de forfaitaire aannemingssom niet te betalen. Best stelt u beide facturen dus wel op dezelfde dag, of minstens kort na elkaar op.

Daarnaast kan u in uw algemene voorwaarden ook opnemen dat betwisting van een factuur de bouwheer niet ontlast van zijn verplichting om (het niet-betwiste deel van) de factuur te betalen. Zo heeft u een extra stok achter de deur in moeilijke discussies.

Snel factureren vereist natuurlijk dat u uw interne organisatie goed op orde heeft. Al uw documenten, van offerte, over bestelbon, tot werkbon en factuur moeten perfect op elkaar afgestemd zijn. Daarnaast moeten uw mensen goed ‘opgevoed’ zijn, ze moeten hun werkbonnen bijvoorbeeld zo veel mogelijk laten aftekenen en tijdig binnenbrengen.

 

Brief of e-mail

Nog een laatste tip: wil u zelf een factuur van een leverancier protesteren? Doe dat best niet door de factuur eenvoudigweg terug te sturen. Bij betwisting zal u aan de rechter moeten kunnen bewijzen dat u de factuur hebt geprotesteerd, wanneer u dat heeft gedaan en om welke redenen. U doet er dus beter aan om een (aangetekende) brief of een e-mail te sturen met als bijlage een kopie of scan van de factuur én een degelijke argumentatie waarom u de factuur betwist.


  Meer artikels: Juridisch
NIEUWSBRIEF

Wil je op de hoogte blijven van het reilen en zeilen in de bouwsector?

  INSCHRIJVEN